【用語集】属人化とは？｜生産性や継続性を阻害する「属人化」を解消するには
属人化とは？
属人化とは、業務や情報、ノウハウなどが特定の個人に依存している状態を指します。
つまり、属人化した組織では、特定の人物の能力やスキルに頼り切っており、その人がいなくなると業務が滞るなどの問題が生じてしまいます。
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属人化が引き起こす問題
組織において属人化が進むと、以下のような問題が生じます。
業務の非効率化
業務の非効率化は、属人化が進んだ組織で起こりやすい問題です。
特定の個人に業務が集中してしまうと、その担当者の業務負荷が過度に大きくなり、生産性が低下してしまうことがあります。
さらに、担当者が休暇を取ったり、急な欠勤をしたりした場合、業務が滞ってしまい、組織全体の効率性も大きく損なわれてしまうのです。
このような状況では、業務の円滑な遂行が困難になり、組織としてのパフォーマンスが低下してしまいます。
ノウハウの蓄積・共有の困難
属人化が進んだ組織では、業務に関する知識やノウハウが特定の個人に偏って蓄積されてしまうため、組織全体としての情報の蓄積や共有が困難になります。
その結果、ベテランの社員が退職したり、別の部署に異動したりする際に、長年培ってきた貴重なノウハウが一緒に失われてしまう可能性が高くなるのです。
このような状況では、組織の継続的な成長や発展に大きな支障をきたすことになります。
人材育成の阻害
属人化した環境では、担当者以外の社員が業務を習得する機会が限られるため、多くの社員がスキルアップの機会を得ることができません。
このように人材育成が進まないため、組織の継続性や成長性が損なわれる恐れがあります。
リスクマネジメントの欠如
特定の個人に依存した業務体制では、その人の急な離職や病欠などのリスクに脆弱です。
属人化は、事業継続におけるリスク管理の観点からも大きな問題と言えるでしょう。
属人化を解消するために
様々なリスクがある「属人化」を解消し、組織の生産性と継続性を高めるには、どうすればよいのでしょうか？
ここでは、「属人化」を解消するための取り組みを3つご紹介します。
①業務の標準化とマニュアル化
業務プロセスを可視化し、誰もが同じ手順で作業できるように、標準的な手順やルールを明文化することが大切です。
具体的には、業務の流れを細かく分析し、各工程で必要な作業内容や手順を明確にします。そして、それらを分かりやすく文書化し、業務マニュアルを作成します。
このようにして、業務マニュアルを整備することで、特定の個人に依存せずに業務を遂行できるようになるのです。
また、マニュアルは新入社員の教育やベテラン社員の知識の共有にも役立つため、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
②ナレッジマネジメントの推進
業務に関する知識やノウハウを文書化し、組織内で共有できる仕組みを構築することが大切です。
ナレッジベースを整備することで、情報の属人化を防ぎ、組織としての知的資産を蓄積することができます。
また、日常的なコミュニケーションや定期的な会議を通じて、業務に関する情報を共有することも重要です。
情報を組織全体で共有することで、リスク分散と業務の継続性を高めることができます。
③計画的な人材育成
OJT（On the Job Training）やOff-JT（Off the Job Training）を通じて、担当者以外の社員にも業務スキルを習得させることも必要です。
このように、計画的に人材育成を行うことで、特定の個人に依存しない柔軟な組織体制を整えることができます。
まとめ
属人化は組織の生産性と継続性を阻害する大きな要因であり、早期の対策が求められます。
今回ご紹介させていただいた取り組みなどを通じて、属人化のリスクを減らし、組織の生産性と継続性を高めていくことが重要です。
