初心者からでもわかるBPaaS入門―業務効率とコスト削減を実現するクラウドサービスの活用法

BPaaSが気になるけれど、よくわからない方へ

「最近よく耳にするクラウドサービスの種類が多すぎて、どれが何の役に立つのかわからない」

「BPaaSと聞いたことはあるけれど、専門用語ばかりで難しそう」

 こうした悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。

BPaaS(ビジネスプロセス・アズ・ア・サービス)は、業務プロセス全体をクラウド上で提供する新しいサービス形態です。

これを導入することで、業務効率化やコスト削減が期待できます。

一方で、その仕組みや導入メリット、具体的な活用方法をイメージできずに手が止まっている企業も珍しくありません。

この記事では、ITの専門知識が少なくても理解できるように、BPaaSの基本から導入メリット、活用事例、導入時の注意点までをわかりやすく解説します。

最後まで読むと、ビジネスプロセスをクラウドで運用することの実態がイメージでき、導入へのハードルがぐっと下がるはずです。

BPaaSとは何か？クラウドサービスとの違いを整理

クラウドサービスの全体像

BPaaSの前に、クラウドサービスの全体像を整理しておきましょう。クラウドサービスには、大きく分けて以下のような形態があります。

• SaaS(Software as a Service)
  例として、Microsoft 365やGoogle Workspaceなど、ソフトウェアをインターネット越しに提供する形態
• PaaS(Platform as a Service)
  例として、AWS Elastic BeanstalkやGoogle App Engineなど、アプリケーション開発のためのプラットフォームを提供する形態
• IaaS(Infrastructure as a Service)
  例として、AWS EC2やMicrosoft Azureなど、仮想サーバーやネットワーク等のITインフラを提供する形態
• BPaaS(Business Process as a Service)
  上記のSaaS、PaaS、IaaSのいずれとも重なる部分はありつつ、より包括的に業務フロー自体をサービスとして提供する新しい概念

BPaaSの定義

BPaaSは、ビジネスプロセスをまるごとクラウド上のサービスとして提供するモデルです。

ビジネスプロセスとは、企業の会計・人事・顧客管理・受発注など、一連の業務フローのことを指します。

従来は自社内部で人手やシステムを構築して行っていた作業を、クラウドサービスを用いて、一気に外部化・自動化できます。

BPaaSは、単純なソフトウェア利用(SaaS)にとどまらず、業務そのものを最適化してくれるサービス形態です。

提供企業によっては、業務プロセスの運用代行やコンサルティングも含めて支援するケースがあります。

BPaaSを活用することによって、他の業務に集中し、面倒なバックオフィス業務や管理工数を大幅に削減できます。

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BPaaSのメリット

1. 業務効率化

BPaaSでは、手作業を伴うアナログ業務を自動化し、クラウド上で一元管理します。

例えば、紙ベースでやりとりしていた申請書やExcelのマクロで行っていた集計作業などが、ワークフロー管理システムを通じて自動化できます。

• 入力ミスの削減
• 作業時間の短縮
• 書類の紛失リスクの低減

といったメリットがあり、社員一人ひとりがより付加価値の高い仕事へ時間を振り向けられるようになり、チーム全体の生産性が向上します。

2. コスト削減

BPaaSを活用すれば、自社でシステムを構築・保守する必要がありません。

ハードウェアやソフトウェアのライセンス費用も不要です。

人手によるバックオフィス業務を大幅に削減できるため、人件費の削減にもつながります。

ある調査会社の報告によれば、クラウドサービスを導入した企業の約70％が、3年以内に運用コストを30％以上削減できたというデータも存在します。

BPaaSを活用すれば、このメリットを享受できるでしょう。

3. スピーディーな導入と柔軟性

自社でゼロからシステムを構築するより、クラウド上に用意されたサービスを利用するほうが圧倒的に導入スピードが早いです。

追加でハードウェアを調達したり、サーバを構築する必要もなく、インターネット経由で利用を開始できます。

さらに、契約形態によっては必要な業務機能だけをピンポイントで利用することも可能です。

事業の拡大や業務フローの見直しにも柔軟に対応できるため、中長期的な経営戦略にもフィットします。

4. 最新技術と専門知識の活用

BPaaSの提供企業は、効率的な業務プロセスの構築ノウハウや、最新のクラウド技術、AI・RPAなどの自動化ツールを積極的に活用してサービスをブラッシュアップしています。

自社内部で同等の技術力を育成しようとすると、時間もコストもかかります。

BPaaSであれば専門家が常に最新のテクノロジーをサービスとして提供してくれるため、結果的に高品質かつ最新の業務オペレーションが可能です。

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BPaaSの代表的な活用シーン

バックオフィス業務の最適化

• 会計処理や給与計算などの管理部門業務
• 契約書の管理や製本、データ保管の自動化

これらをクラウド上で完結できるようにすれば、社員の「手作業」時間や物理スペースの確保など、煩雑な運用コストを大幅に削減できます。

サプライチェーン管理

受発注や在庫管理など、部門や企業間をまたぐプロセスでもBPaaSの効果は大きいです。

クラウド上で各工程のステータスがリアルタイムに可視化されるため、サプライヤーやパートナーとの連携もスムーズになります。

顧客管理やサービスデスク

顧客からの問い合わせ管理やコールセンター業務なども、BPaaSの仕組みを導入することで自動化・最適化できます。

顧客情報を一元管理するだけでなく、問い合わせ履歴の自動分析やレポーティング機能も提供されている場合があります。

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実際の導入事例：BPaaSで成功した企業のケーススタディ

事例1：中小企業の受発注管理を自動化し生産性向上

ある中小企業では、営業担当がメールや電話で受注を受け、Excelで受発注リストを管理し、在庫管理は紙の台帳という状態でした。

二重入力や在庫数のミスが頻発し、顧客への納期遅延やスタッフの残業が常態化していました。

BPaaSの受発注管理ソリューションを導入した結果、以下のような効果が得られたといいます。

• 在庫状況がリアルタイムに更新され、欠品防止や在庫過多のリスクを減少
• 重複入力やヒューマンエラーが激減し、納期遵守率が向上
• 月末や季節ごとの繁忙期でも、スタッフの残業時間が30％減少

限られた人員をより重要な顧客対応や新規営業に充てられるようになり、売上アップにも貢献したそうです。

事例2：バックオフィスの統合管理でコスト削減

ある製造業の企業では、人事管理は独自システム、会計管理は外部委託、発注管理は部門ごとのExcelなど、バラバラの仕組みで運用していました。

部門間連携の不備や、外部委託費の増大などが大きな課題となっていました。

そこで、BPaaSプラットフォームを導入し、統合されたクラウド上でのバックオフィス管理に切り替えたところ、

• 外部委託費用の削減
• 部門間のデータ連携がスムーズになり、各種レポート作成の時間が半減
• データが一元管理されることでリアルタイムに意思決定が可能

といった成果を短期間で実現しました。クラウド移行前と比較して、最終的には年間で約20％のコスト削減に成功したと公表されています。

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BPaaS導入までの流れ

1. 現状の業務プロセス洗い出し

まずは自社の業務プロセスを可視化し、問題点や課題を洗い出しましょう。

主なポイントは以下の通りです。

• 誰がどのような業務を行っているか
• 作業時間の長い、もしくは人手に頼っているタスクは何か
• エラーやトラブルが多発するプロセスはどこか

この段階で現状の問題とゴールを整理しておくと、BPaaS導入後の効果を測定しやすくなります。

2. 要件定義とサービス選定

次に、自社が必要とする機能や導入スコープを明確にし、BPaaSを提供するベンダーやサービスを比較検討します。

主に以下の観点から検討すると良いでしょう。

• 提供される機能の範囲は自社の課題に合致しているか
• 導入・運用コスト、サポート体制
• セキュリティやコンプライアンス対応のレベル
• 既存システムとの連携のしやすさ

3. パイロット導入と検証

いきなり全社規模で切り替えるのではなく、リスクを抑えるために限られた部門やプロセスで試験運用を行うケースが一般的です。

パイロット導入期間を設け、以下の点を確認しましょう。

• 導入効果の事前測定(コスト削減、作業時間短縮など)
• 従業員の操作性や満足度
• 予期せぬトラブルが生じた場合の対処フロー

4. 本格導入と継続的な改善

パイロット導入で一定の成果が得られたら、本格導入に移ります。

導入後も継続的に運用データを分析し、必要に応じて設定の変更や追加機能の導入などを行って、最適化することが大切です。

BPaaSはクラウドサービスですので、柔軟にアップデートができる一方、定期的なモニタリングを怠るとせっかくのメリットを活かしきれない場合があります。

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BPaaS導入時の注意点と課題

セキュリティとプライバシー保護

クラウドサービスを利用する上で、セキュリティ対策やプライバシー保護が疎かになってしまうと大きなリスクを伴います。

特に、顧客情報や従業員の個人情報、企業の財務データなどを扱う場合は、ISO27001やGDPRなどの国際規格・法令への準拠状況をチェックすることが重要です。

カスタマイズ性の限界

BPaaSは標準化されたプロセスをクラウド上で提供するという特性上、業務要件が特殊な企業にとってはカスタマイズがしづらい場合があります。

自社の業務フローを大幅に変える覚悟があるのか、それとも多少コストがかかってもカスタマイズ対応してくれるベンダーを探すのか、慎重に検討が必要です。

社内のITリテラシー

BPaaSを使いこなすには、現場の社員がITリテラシーをある程度持っていることが望ましいです。

新しいシステムへの抵抗や操作への不安がある場合は、研修やマニュアル整備などをセットで検討しましょう。

コミュニケーション・チェンジマネジメント

既存の業務プロセスを変更する際には、現場の反発や混乱が起こりやすいです。

BPaaS導入の背景やメリットを丁寧に説明し、必要に応じて段階的な移行を行うなど、チェンジマネジメントがカギになります。

失敗を防ぐためにも、経営層のコミットと現場レベルでの理解をしっかり確保しましょう。

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まとめ：BPaaSで業務革新を進めよう

BPaaSは、単なるクラウド利用にとどまらず、ビジネスプロセス自体を最適化し、企業の生産性を飛躍的に高める可能性を秘めたサービス形態です。

特に、現場での手作業が多く、非効率を長年放置してきた企業ほど、大きな効果を期待できます。

クラウドによる業務効率化は多くの企業で実績が上がっており、コロナ禍でリモートワークが普及した今こそ、BPaaSへの投資検討を始めてみる価値があります。

パキシーノ株式会社では業務効率化の伴走支援を行っています。

ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

BPaaSとBPOはどう違うのですか？

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)は、業務プロセスを外部委託する形態のことです。BPaaSはクラウドサービスを使ってビジネスプロセスを提供する点で、BPOに近い概念ですが、よりIT要素・自動化要素が強く、自社のITシステムと連携しやすい特徴があります。

中小企業でもBPaaSを導入するメリットはありますか？

十分にあります。人件費やIT予算が限られている中小企業こそ、業務効率化やコスト削減の効果を得やすいと言えます。月額課金などで少額から始められるプランもあるため、初期投資リスクが低いのもメリットです。

BPaaSを導入すると、社内のIT担当者は不要になりますか？

完全に不要になるわけではありません。確かにシステム保守やメンテナンスの負担は大幅に減りますが、サービス利用状況の監視や社内の問い合わせ対応などは引き続き必要です。ただし、専門的なサーバー構築などの作業が減るため、IT担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。

BPaaSの利用料金はどのように決まるのでしょうか？

主に月額課金制が一般的ですが、利用する業務機能やユーザー数に応じて変動する場合があります。初期費用やカスタマイズ費用が別途発生するケースもあるため、事前にベンダーとしっかり契約内容を確認しましょう。

セキュリティに不安があります。どのように対策すればいいですか？

BPaaSを提供するベンダーが取得しているセキュリティ認証(ISO27001やSOC2など)や、データ暗号化の仕組み、アクセス制限管理の方法などを確認することが大事です。必要に応じてNDAや個別契約を結び、データの取扱い範囲や責任分担を明文化しておくことも有効です。

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